Politica de Confidențialitate

1. Introducere

CodexPay este o platformă de procesare a plăților electronice, operată de SRL „Codex Line” (IDNO 1024606006788), cu sediul în Republica Moldova, or. Orhei, str. Eliberării 58 („Operatorul”, „CodexPay”, „noi”). Platforma este disponibilă la adresa pay.codex.md și permite fie achitarea directă a unei facturi sau comenzi, fie procesarea plăților inițiate prin intermediul unor site-uri terțe integrate cu CodexPay („Comercianți”).

Prezenta Politică de Confidențialitate descrie modul în care colectăm, utilizăm, stocăm, transmitem și protejăm datele cu caracter personal ale utilizatorilor Platformei („Dumneavoastră”, „Clientul”, „persoana vizată”), în conformitate cu Legea nr. 133/2011 privind protecția datelor cu caracter personal a Republicii Moldova și, în măsura aplicabilității, cu Regulamentul (UE) 2016/679 („GDPR”).

2. Operatorul de date cu caracter personal

Operator: SRL „Codex Line”
IDNO: 1024606006788
Sediu: str. Eliberării 58, or. Orhei, Republica Moldova
Email contact: facturi@codex.md
Telefon: +373 60 445 025

Pentru plățile inițiate prin intermediul unui Comerciant afiliat, Comerciantul respectiv este operator distinct pentru datele referitoare la comanda, bunul sau serviciul pe care l-ați achiziționat de la el (de exemplu, conținutul comenzii, relația contractuală cu privire la livrare, garanție, retur). CodexPay acționează ca operator, respectiv, după caz, ca persoană împuternicită, exclusiv pentru datele strict necesare procesării plății, emiterii facturii aferente tranzacției și îndeplinirii obligațiilor legale conexe.

3. Ce date colectăm

• Date de identificare: nume și prenume.
• Date de contact: adresă de email, număr de telefon.
• Date de facturare pentru persoane juridice (opțional): denumirea companiei, cod fiscal / IDNO, adresă — furnizate doar dacă solicitați o factură pe numele unei persoane juridice.
• Date despre tranzacție: suma, moneda, descrierea plății, referința comenzii, lista produselor/serviciilor, statusul și data plății.
• Date tehnice: adresa IP, tipul dispozitivului și al browser-ului, colectate automat în scopuri de securitate și prevenire a fraudei.
• Date de plată: CodexPay nu colectează și nu stochează numărul complet al cardului bancar, data expirării sau codul CVV. Aceste date sunt introduse direct pe pagina securizată a furnizorului de servicii de plată (de exemplu Stripe sau MAIB) și procesate exclusiv de acesta. CodexPay reține doar informații non-sensibile despre tranzacție: ultimele cifre vizibile ale cardului (mascat), un identificator de tranzacție/referință (RRN) și statusul plății, necesare pentru evidența contabilă și suportul clienților.

4. Scopurile prelucrării

• Procesarea, confirmarea și evidența plăților efectuate prin Platformă;
• Emiterea facturilor și a documentelor fiscal-contabile aferente;
• Transmiterea confirmărilor de plată și a facturilor prin email;
• Prevenirea fraudei, verificarea tranzacțiilor suspecte și asigurarea securității Platformei;
• Îndeplinirea obligațiilor legale, inclusiv cele contabile și fiscale;
• Soluționarea solicitărilor, reclamațiilor și eventualelor dispute referitoare la o plată;
• Efectuarea rambursărilor, atunci când acestea sunt aprobate.

5. Temeiul legal al prelucrării

• Executarea unui contract — procesarea plății pe care ați inițiat-o prin Platformă;
• Obligație legală — păstrarea documentelor financiar-contabile conform Legii contabilității și raportării financiare nr. 287/2017 și legislației fiscale aplicabile;
• Interes legitim — prevenirea fraudei și asigurarea securității tranzacțiilor;
• Consimțământul dumneavoastră — acolo unde prelucrarea nu se întemeiază pe niciunul din temeiurile de mai sus.

6. Cui transmitem datele

Datele dumneavoastră pot fi transmise, în limitele necesare scopurilor descrise mai sus, către:

• Furnizorii de servicii de plată (gateway-uri de plată) prin care se procesează efectiv tranzacția — în prezent Stripe și/sau MAIB, fiecare acționând ca operator independent pentru datele de plată pe care le procesează direct, conform propriilor politici de confidențialitate;
• Comerciantul de la care ați inițiat plata (dacă este cazul), în măsura necesară livrării bunului sau serviciului achiziționat și confirmării plății către acesta;
• Furnizorul serviciului de email utilizat pentru transmiterea facturilor și notificărilor de plată;
• Autorități publice competente, la solicitare legală justificată (organe fiscale, judiciare sau de aplicare a legii).

Nu vindem și nu închiriem datele dumneavoastră cu caracter personal către terți în scopuri de marketing.

7. Transferuri internaționale de date

Unii dintre furnizorii noștri (de exemplu Stripe, Inc.) pot procesa date în afara Republicii Moldova, inclusiv în state care nu asigură un nivel de protecție echivalent celui prevăzut de Legea nr. 133/2011. În asemenea situații, ne asigurăm că furnizorul respectiv aplică garanții adecvate (precum clauze contractuale standard, certificări recunoscute sau mecanisme echivalente) pentru protecția datelor transferate.

8. Perioada de stocare

Datele referitoare la tranzacții și facturile emise sunt păstrate pe durata impusă de legislația contabilă și fiscală aplicabilă în Republica Moldova, în prezent de regulă minimum 5 ani de la data emiterii documentului financiar. Datele tehnice de securitate (jurnale/log-uri) sunt păstrate pentru o perioadă rezonabilă, necesară investigării incidentelor de securitate, de regulă nu mai mult de 12 luni. La expirarea perioadelor de stocare, datele sunt șterse sau anonimizate.

9. Drepturile dumneavoastră

În calitate de persoană vizată, aveți dreptul:

• de acces la datele cu caracter personal pe care le prelucrăm despre dumneavoastră;
• de rectificare a datelor inexacte sau incomplete;
• de ștergere a datelor, cu excepția situațiilor în care păstrarea acestora este impusă de o obligație legală (de exemplu, evidența financiar-contabilă);
• de restricționare a prelucrării, în cazurile prevăzute de lege;
• de opoziție față de prelucrarea întemeiată pe interesul legitim;
• de portabilitate a datelor furnizate direct de dumneavoastră;
• de a depune o plângere la Centrul Național pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal (CNPDCP), sau la autoritatea de supraveghere competentă, dacă considerați că drepturile dumneavoastră au fost încălcate.

Pentru exercitarea oricăruia dintre aceste drepturi, ne puteți contacta la adresa facturi@codex.md. Vom răspunde solicitării dumneavoastră în termenul prevăzut de lege.

10. Securitatea datelor

• Toate comunicațiile cu Platforma sunt criptate prin protocolul HTTPS/TLS;
• Integrările cu site-urile Comercianților sunt autentificate și semnate criptografic (HMAC), pentru a preveni manipularea sau falsificarea comenzilor;
• Nu stocăm datele complete ale cardurilor bancare — acestea rămân exclusiv în infrastructura furnizorului de plată certificat (standard PCI-DSS);
• Accesul la datele stocate este restricționat la personalul autorizat, în limita necesară îndeplinirii atribuțiilor.

11. Cookie-uri și tehnologii similare

CodexPay utilizează exclusiv cookie-uri strict necesare funcționării tehnice a Platformei (de exemplu, menținerea sesiunii în panoul de administrare) și nu folosește cookie-uri de urmărire în scopuri publicitare sau de profilare a comportamentului dumneavoastră.

Pagina poate încărca resurse de la furnizori externi (de exemplu fonturi Google Fonts sau biblioteci de stilizare), care pot procesa adresa dumneavoastră IP în scopul strict tehnic al livrării resursei respective, conform politicilor proprii ale acestor furnizori.

12. Modificări ale prezentei Politici

Ne rezervăm dreptul de a actualiza periodic prezenta Politică de Confidențialitate, pentru a reflecta modificări legislative sau ale modului de funcționare a Platformei. Data ultimei actualizări este afișată în partea de sus a acestui document. Vă recomandăm să consultați periodic această pagină.

13. Contact

Pentru orice întrebare legată de prezenta Politică sau de modul în care vă prelucrăm datele, ne puteți contacta la:
SRL „Codex Line”
Str. Eliberării 58, or. Orhei, Republica Moldova
Email: facturi@codex.md
Telefon: +373 60 445 025